Affan Blogs

Namun begitu perlu diperhatikan bahwa pengembangan sistem informasi tidaklah sama dengan pengembangan software. Banyak orang mungkin menduga bahwa kedua hal tersebut memiliki arti yang sama padahal tidak. Berikut penjelasan secara singkat perbedaan keduanya :

• Pengembangan sistem informasi è yaitu pengembangan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan -laporan yang diperlukan.

Contoh, suatu perusahaan mengembangkan sistem informasi sumber daya manusia dimana dalam         sistem tersebut perusahaan ingin mengumpulkan, mengolah dan mengetahui kinerja dari setiap            karyawan yang ada, pencapaian kerja yang dihasilkan, kedisplinan kerja, dan lain sebagainya yang     bisa dimanfaatkan perusahaan sebagai dasar penilaian dalam memberikan reward atau punishment kepada karyawannya.

• Pengembangan software è yaitu pengembangan suatu perangkan lunak yang menjadi media untuk penerapan suatu sistem informasi dan dibuat sesuai dengan kebutuhan sistem informasi yang diinginkan.

Contoh, suatu perusahaan mengembangkan suatu program computer yang dapat mengkompilasi daftar hadir setiap karyawannya dalam suatu periode dan secara otomatis membandingkan antaa satu karyawan dengan karyawan lainnya sehingga dapat diketahui karyawan mana saja yang rajin dan karyawan mana saja yang malas. Dari software ini, perusahaan tidak lagi memerlukan pengkompilasian data secara manual yang memakan waktu, tenaga dan biaya serta diragukan keakuratan dalam penghitungannya.

Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Hal ini terjadi karena pemahaman organisasi akan sistem informasi yang digunakan tidak memadai dan bentuk organisasi yang tidak tepat bagi penerapan sistem informasi tersebut. Konversi suatu sistem lama ke sistem baru memerlukan suatu proses secara bertahap, ada empat bentuk utama dari konversi sistem adalah sebagai berikut:

1. Konversi parallel : metoda ini menerapkan sistem informasi lama dan sistem informasi baru yang dioperasikan secara bersama-sama. Keuntungan yang dapat diperoleh dengan penggunaan kedua metode sistem ini adalah resiko kegagalan sistem informasi menjadi kecil, sedangkan kelemahannya adalah penggunaan biaya yang cukup besar akibat pengoperasian kedua sistem tersebut .
2. Konversi percontohan: metoda ini digunakan untuk menginstalasi sistem informasi pada banyak tempat sekaligus. Instalasi sistem baru dilakukan dilokasi tertentu sebagai pilot project sehingga dapat diketahui dengan segera kelemahan dan kelebihannya serta dapat dilakukan perbaikan sebelum diterapkan dilokasi lain. Dengan begitu perusahaan dapat meminimalisir kerugian jika terjadi kesalahan dari penerapan SI tersebut karena belum diterapkan secara massal.
3. Konversi bertahap: penerapan SI dilakukan secara bertahap dan perlahan dimana sistem yang baru dimasukkan dan dipadukan dengan sistem lama terlebih dahulu. Setelah itu dalam jangka waktu tertentu sistem baru menggantikan sistem yang lama. Metode ini memberikan keuntungan dalam hal risiko kegagalan yang kecil, sedangkan kelemahannya adalah membutuhkan waktu yang cukup lama karena dilakukan secara bertahap.
4. Konversi langsung merupakan SI lama ke SI baru secara langsung tanpa melakukan pengujian terlebih dahulu. Keunggulan metode ini adalah menggunakan biaya yang sangat murah, sedangkan kelemahannya adalah risiko kegagalan SI yang cukup besar.

Untuk menghindari kesalahan yang terjadi dalam konversi sistem dalam suatu organisasi dapat dilakukan beberapa cara berikut ini:

1. Perusahaan harus mengkaji ulang visi, misi, serta tujuan yang akan dicapai serta mempelajari implementasi-implementasi yang belum optimal
2. Pelatihan sumber daya manusia (SDM) agar sistem informasi yang diterapkan optimal
3. Pimpinan perusahaan harus mengetahui dan memahami pentingnya sistem informasi baru dengan memberikan perhatian serta dukungan terhadap pengimplementasian sistem baru ini di perusahaan.
4. Perusahaan harus memberikan perhatian, motivasi dan kesempatan berkarier yang sama terhadap pegawai bagian yang menangani sistem informasi agar kinerjanya optimal.
5. 5. Sinergisitas diantara seluruh sistem yang ada

DAFTAR PUSTAKA

O’ Brien, J.A. 2005. Introduction to Information System, 12th ed. Mc Graw-Hill Companies, Inc.

http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/members/adwirman/

http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/members/aditya/

http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/members/margani/

http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/members/wewew/

Dalam mengembangkan dan menerapkan sistim informasi manajemen, perusahaan memiliki beberapa alternative pendekatan yang dapat dilakukan yaitu pendekatan insourcing, pendekatan outsourcing dan pendekatan co-sourcing dengan berbagai kelemahan dan kelebihannya, yaitu :

• Pendekatan Insourcing : pengembangan dan penerapan sistim informasi manajemen dilakukan oleh internal perusahaan yang dilakukan oleh pegawai perusahaan itu sendiri dan biasanya terdapat divisi atau departemen information and communicatuion technology yang bertugas untuk mengurus hal ini.
• Pendekatan Outsourcing : pengembangan dan penerapan sistim informasi dan manajemen diserahkan kepada perusahaan lain yang dianggap lebih kompeten di bidang tersebut dan bukan dilakukan oleh internal perusahaan. Faktor utama yang mendorong pendekatan ini adalah efisiensi sumber daya
• Pendekatan Co-Sourcing : Perusahaan bekerjasama dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses penyusunan, pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi. Pelaksanaan alternatif ini pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan suatu bisnis perusahaan dimana pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada keterbatasan sumberdaya manusia dalam knowledge sistem informasi yang kurang, dan pada sisi yang lain sumberdaya manusia internal ini dapat menangani manajemen perusahaan secara baik (efektif dan efisien).

Dari ketiga alternative tersebut, pengembangan dan penerapan sistem informasi secara Outsourcing merupakan pilihan yang paling banyak digunakan. Kenapa hal ini terjadi ? yaitu karena seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan dan penerapan sistem informasi dikerjakan oleh pihak diluar perusahaan (perusahaan jasa sistem informasi) dimana perusahaan penggunanya tinggal memanfaatkan sistem informasi tersebut tanpa harus dipusingkan oleh berbagai permasalahan perencanaan serta teknis sistem yang dirancang. Dalam hal ini, perusahaan pengguna hanya perlu meminta kepada pihak eksternal perusahaan mengenai sistem informasi apa yang dibutuhkannya, hal-hal apa saja yang ingin terdapat di dalamnya, proses aplikasi seperti apa yang diinginkan serta menyesuaikan dengan budget yang ada dan tidak dibebani dengan kebutuhan sumber daya manusia untuk mengimplementasikannya, yang tentunya akan membutuhkan biaya yang besar lagi jika harus disediakan secara internal karena pihak luar tersebut telah menyediakannya. Secara umum dapat digambarkan kelebihan dan kelemahan sistem Outsourcing dibandingkan dengan sistem Insourcing sebagai berikut :

• Kelebihan insourcing è pendekatan ini biasanya dilakukan oleh perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang memadai untuk pengembangan sistem informasi ini namun terbatas dari sisi biaya. Hal ini dikarenakan biaya untuk pengembangan suatu sistem informasi cukup mahal jika harus membeli dari pihak lain.

Kelemahan insourcing è sistem ini membutuhkan waktu pengembangan dan penerapan           yang lama sehingga tidak dapat cepat digunakkan.

• Kelebihan outsourcing è biasanya diterapkan oleh perusahaan yang kurang memiliki sumber daya manusia yang kompeten dalam pengembangan sistim ini, namun memiliki dana yang cukup untuk membeli sistem yang sudah jadi dari pihak diluar perusahaan. Secara rinci Kelebihan sistem ini adalah :

1. Perusahaan dapat lebih fokus pada bisnis intinya
2. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan di masa datang
3. Sistem yang dibangun perusahaan outsource biasanya merupakan teknologi yang terbaru,sehingga dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan pengguna.
4. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
5. Dapat diintegrasikan dengan software yang telah ada
6. Secara keseluruhan pendekatan outsourcing termasuk pendekatan dengan biaya yang rendah dibandingkan dengan insourcing, karena risiko kegagalan dapat diminimalisir

Kelemahan outsourcing è kontrol perusahaan dalam proses pembuatan menjadi kurang,          membutuhkan biaya yang besar serta membentuk ketergantungan terhadap perusahaan yang                menyediakan jasa outsource ini.

Atas dasar hal-hal diatas, banyak perusahaan banyak menggunakan pendekatan sistem informasi secara outsource karena dianggap lebih efektif dan efisien.

Namun begitu perlu diperhatikan bahwa pengembangan sistem informasi tidaklah sama dengan pengembangan software. Banyak orang mungkin menduga bahwa kedua hal tersebut memiliki arti yang sama padahal tidak. Berikut penjelasan secara singkat perbedaan keduanya :

• Pengembangan sistem informasi è yaitu pengembangan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan -laporan yang diperlukan.

Contoh, suatu perusahaan mengembangkan sistem informasi sumber daya manusia dimana dalam         sistem tersebut perusahaan ingin mengumpulkan, mengolah dan mengetahui kinerja dari setiap            karyawan yang ada, pencapaian kerja yang dihasilkan, kedisplinan kerja, dan lain sebagainya yang     bisa dimanfaatkan perusahaan sebagai dasar penilaian dalam memberikan reward atau punishment kepada karyawannya.

• Pengembangan software è yaitu pengembangan suatu perangkan lunak yang menjadi media untuk penerapan suatu sistem informasi dan dibuat sesuai dengan kebutuhan sistem informasi yang diinginkan.

Contoh, suatu perusahaan mengembangkan suatu program computer yang dapat mengkompilasi daftar hadir setiap karyawannya dalam suatu periode dan secara otomatis membandingkan antaa satu karyawan dengan karyawan lainnya sehingga dapat diketahui karyawan mana saja yang rajin dan karyawan mana saja yang malas. Dari software ini, perusahaan tidak lagi memerlukan pengkompilasian data secara manual yang memakan waktu, tenaga dan biaya serta diragukan keakuratan dalam penghitungannya.

Sistem informasi bisa berhasil atau gagal diterapkan dalam suatu perusahaan. Banyak faktor dapat menyebabkan keberhasilan atau kegagalan tersebut, namun jika merujuk pada pendapat Rosemary Cafasaro dalam O’Brien (2005) ia menyatakan faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan tersebut antara lain :

• dukungan dari manajemen eksekutif
• keterlibatan end-user (pemakai akhir)
• penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas
• perencanaan yang matang dan harapan perusahaan yang nyata.

Sistem informasi yang dikembangkan akan mengalami kegagalan bilamana pemakai akhir tidak memberikan balasan dari apa yang telah digunakan dan dilaksanakan. Karena hal ini dibutuhkan untuk mengevaluasi dari sistem informasi yang digunakan.

Antara tujuan perusahaan dengan pengembangan sistem informasi haruslah relevan. Jika kedua hal ini tidak berjalan secara sinergis maka niscaya sistem informasi yang dikembangkan akan menjadi sia-sia dan merugikan perusahaan karena maksud dan tujuannya tidak tercapai.

Sistem informasi merupakan suatu komponen yang sangat strategis bagi keberlangsungan suatu usaha yang dilakukan oleh entitas bisnis manapun. Terlebih lagi dengan semakin pesatnya zaman dimana globalisasi segala sendi kehidupan telah menjadi suatu harga yang tidak bisa ditawar-tawar lagi keberadaannya. Karena itu, penggunaan sistem informasi menjadi sesuatu hal yang sangat strategis dimana tanpa sistem informasi maka hampir dapat dipastikan perusahaan manapun akan sulit untuk mengembangkan bisnisnya dan terlindas oleh persaingan yang ada.

Sistim informasi manajemen ini biasanya mencakup pengumpulan dan pengolahan data yang terkait dengan kebutuhan perusahaan, penyimpanan data dan juga sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan baik yang bersifat strategis maupun yang bersifat taktis. Dengan begitu, keberadaan sistim informasi dan manajemen ini mampu membantu perusahaan dalam meminimalisir resiko –resiko yang mungkin terjadi atas pengambilan suatu keputusan karena didukung oleh berbagai macam informasi yang lengkap dan tepat.                                                                                                                                                                                   Sistem informasi sangat bermanfaat bagi ekspansi perusahaan dan memenangi persaingan bisnis yang ada. Karena dengan sistem informasi, perusahaan bukan hanya mampu mendokumentasikan segala aktifitas bisnisnya secara baik dan terstruktur seperti dalam hal manajemen produksi, manajemen sumber daya manusia, manajemen keuangan dan lain sebagainya. Namun juga dapat membantu perusahaan dalam hal pemasaran produk-produknya dan berkomunikasi secara langsung dengan para konsumennya secara aktif dan kontinu. Dengan begitu terdapat beberapa keuntungan yang bisa didapat oleh perusahaan dari pemanfaatan sistem informasi seperti :

1. Perusahaan dapat mengkomunikasikan produk – produk yang ingin dipasarkannya seperti menjelaskan keunggulan produk yang dimilikinya, spesifikasi yang ada serta harga jualnya.
2. Memudahkan konsumen untuk dapat membeli produk – produk tersebut secara cepat dan efisien
3. Dapat membantu terciptanya interaksi langsung antara produsen dengan konsumen, sehingga produsen dapat mengetahui secara langsung dan pasti apa yang sebenarnya konsumen inginkan dan hal – hal apa saja yang menjadi kelebihan produk mereka yang perlu terus diimprovisasi atau dipertahankan.
4. Dapat memperluas jaringan pemasaran secara efektif dan efisien
5. Dapat mengurangi biaya operasional perusahaan secara signifikan, karena sistem informasi dapat merampingkan kebutuhan sumber daya manusia yang dibutuhkan, dapat mengurangi biaya pemasaran jika menggunakan tenaga manusia dan atau menggunakan iklan media massa yang mahal serta lain sebagainya
6. Membantu perusahaan secara efektif dan efisien dalam memantau jalannya operasional perusahaan dari segala bidang dan dapat segera mengatasi berbagai permasalahan yang terjadi
7. Membantu manajemen dalam mendapatkan berbagai informasi yang dibutuhkan dalam mengambil keputusan

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi memiliki arti yang sangat strategis bagi perusahaan dalam menjalankan operasionalnya (bisnis) dan bahkan menjadi salah satu faktor utama yang menentukan apakah suatu perusahaan dapat terus berkembang atau tidak. Dewasa ini, banyak perusahaan-perusahaan bisnis yang telah menerapkan sistim informasi untuk menunjang kinerja bisnisnya yang tidak terbatas hanya untuk pemrosesan data ataupun penyimpanan data, namun telah digunakan secara luas untuk membantu dalam pengambilan keputusan, intelejen bisnis, sarana komunikasi dengan konsumen dan lain sebagainya.

SIM Outsourcing blog Affan

Pendahuluan

Perkembangan bisnis dewasa ini yang semakin pesat dan juga semakin ketat, menuntut para pelaku usaha untuk mampu terus menerus beradaptasi dan berinovasi dalam melakukan usahanya. Hal ini sangat diperlukan agar bisnis yang dijalankannya dapat terus bersaing atau bahkan menjadi market leader. Untuk itu, perusahaan harus mampu melakukan perbaikan dan perubahan yang terus menerus dalam segala hal seperti pengembangan organisasi, pengembangan sumber daya manusia, perencanaan bisnis dan lain sebagainya khususnya dalam hal sistim informasi perusahaan.

Sistim informasi sangat bermanfaat bagi perusahaan dalam berbagai hal misalnya untuk pengumpulan data, penyimpanan sampai pengolahan data. Sebagai bagian integral dari sistim pengambilan keputusan, mengidentifikasi masalah, peramalan bisnis dan masih banyak lagi. Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Sistim informasi merupakan suatu sistim yang kompleks dan memerlukan perencanaan dan pengembangan yang cermat agar sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Abdulkadir menjelaskan bahwa sistem informasi merupakan sebuah sistem yang menyajikan informasi yang digunakan untuk operasi  dan manajemen dalam pengambilan keputusan dalam organisasi.

Biaya pembangunan dan pengembangannya dapat dikatakan relatif mahal, mengapa ? karena pembangunan sistim informasi membutuhkan sumber daya manusia yang kompeten di bidangnya serta mampu mengintegrasikannya dengan kebutuhan perusahaan yang biasanya memiliki kompleksitas yang tinggi.

Sebelum membangun sistem informasi ini, perusahaan harus melakukan beberapa langkah terlebih dahulu agar pembangunan sistem informasi yang dilakukan dapat berjalan dengan baik. Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:

-          Informasi apakah yang dibutuhkan?

-          Oleh siapa?

-          Kapan?

-          Dimana?

-          Dalam bentuk apa?

-          Bagaimana cara memperolehnya?

-          Dari mana asalnya?

-          Bagaimana cara mengumpulkannya?

Jika langkah- langkah diatas telah dilakukan maka barulah proses pembangunan sistem informasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan dapat terpenuhi. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model.

Selain itu, diperlukan pula langkah – langkah yang diperlukan dalam membangun sistem informasi tersebut yaitu mendesainnya. Berikut langkah-langkah dasar dalam proses desain sebuah sistem informasi :

1. Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
2. Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.
3. Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total nilai yang harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.
4. Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities).

Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sbb:

1. Mengidentifikan output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem (system’s goal)
2. Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut
3. Mengidentifikasi input data spesifik yang diperlukan untuk membangun field informasi yang diperlukan.
4. Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah input menjadi output yang diperlukan.
5. Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang disimpan selama pemrosesan input menjadi output.
6. Ulangi langkah a-e terus menerus sampai semua output yang dibutuhkan diperoleh.
7. Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.
8. Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung, estimasi cost pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang ekstrim
9. Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan data yang menentukan kualitas umum pemrosesan data.
10. Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.
    1. Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak. Hal-hal yang perlu disiapkan dalam penyusunan proposal ini adalah:
    2. Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan desain sistem.
    3. Menyiapkan  model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang akan diajukan.
    4. Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikan dan merawat sistem.
    5. Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang mungkin berpengaruh terhadap desain sistem akhir.

Dalam dunia bisnis khususnya di Indonesia, pemanfaatan teknologi informasi relatif masih baru jika dibandingkan dengan negara-negara lain seperti Jepang, Singapura dan AS. Hal ini dapat berarti masih adanya peluang yang bisa digarap oleh para vendor dan kosultan TI

Pengertian Sistem Informasi

Terdapat beberapa pendapat dan definisi mengenai sistem informasi, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Turban, McLean, dan Wetherbe (1999)

Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

2. Bodnar dan HopWood (1993)

Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.

3. Alter (1992)

Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah perusahaan.

Dari beberapa definis diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah Proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk kepentingan tertentu.

Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi di Perusahaan Bisnis

Penerapan sistem informasi seperti telah dikatakan sebelumnya merupakan sesuatu yang sangat penting untuk mendukung kinerja dunia bisnis dewasa ini. Hampir dapat dipastikan, bahwa entitas bisnis manapun yang tidak mau memanfaatkan sistem informasi untuk mendukung operasionalnya, maka ia akan “terlindas” oleh persaingan yang semakin hari semakin ketat. Mengaplikasikan suatu suatu sistim informasi yang berbasis teknologi di dalam suatu perusahaan dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan tersebut antara lain:

1. Sebagai salah satu sumberdaya organisasi yang menunjang kegiatan operasional, dan manajerial.
2. Memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, dan tersaji dalam bentuk yang sesuai.
3. Menunjang keunggulan kompetitif  perusahaan

Oleh sebab itu perlu diperhatikan beberapa hal yang terkait dengan keberhasilan dan kegagalan penerapan sistem informasi itu sendiri seperti akan dibahas dibawah ini :

1. Keberhasilan

Keberhasilan penerapan sebuah sistem informasi sangat bergantung pada sistem apakah yang dibangun oleh perusahaan, apakah sistem ini mampu mengadaptasi kebutuhan perusahaan, mudah digunakan dan mampu menyajikan segala jenis informasi yang diperlukan. Berikut beberapa faktor yang dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan sistem informasi :

-          Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi (High Levels of System Use)

Dengan penggunaan yang tinggi, artinya sistem informasi yang dibangun memiliki manfaat yang sesuai dengan kebutuhan para user (dalam hal ini pegawai perusahaan) sehingga mereka menggunakan sistem ini secara sering.

-          Kepuasan para pengguna terhadap sistem (Users Satisfaction With The Systems)

Dengan semakin meningkatnya kepuasan para user terhadap sistem yang dibangun, maka hal itu mengindikasikan bahwa sistem tersebut telah sesuai dengan kebutuhan pengguna dan merupakan indikasi keberhasilan dari sistem. Karena tidak mungkin sistem yang ada dianggap berhasil jika dalam implementasinya banyak terjadi keluhan dari para penggunanya.

-          Sikap yang menguntungkan (Favourabel Attitude) para pengguna terhadap sistem informasi & staff dari sistem informasi

Jika para pengguna memiliki sikap yang positif terhadap sistem yang ada, maka hal tersebut merupakan indikasi keberhasilan yang kuat. Karena tidak mungkin para pengguna memiliki sifat yang positif jika sistem yang ada tidak memberi dampak yang positif serta sesuai dengan yang dibutuhkan.

1. Kegagalan

Kegagalan penerapan sebuah sistem informasi dapat disebabkan oleh banyak faktor. Sebuah sistem dikatakan gagal jika keberadaannya tidak mampu memenuhi kebutuhan yang ada, tidak mampu memberi efek manfaat terhadap para penggunanya serta sulit untuk digunakan. Berikut dijelaskan beberapa kondisi yang dapat menyebabkan suatu sistem informasi dapat dikatakan gagal :

-          Biaya yang berlebihan sehingga melampaui anggaran

Pada dasarnya biaya pengembangan suatu sistem informasi adalah mahal, karena itu perencanaan anggarannya pun harus dilakukan dengan cermat dan tepat. Namun begitu sering terjadi dimana pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan menjadi berlarut-larut, kurang terarah sehingga menyebabkan biaya semakin membengkak

-          Melalui waktu yang diperkirakan

Selain mahal, pengembangan suatu sistem informasi juga biasanya memerlukan waktu yang lama. Hal ini disebabkan penegmbangan sistem informasi merupakan suatu pekerjaan yang kompleks dan membutuhkan keakuratan serta kecermatan yang tinggi. Jika perkiraan waktu  ini yang dibuat meleset dari yang direncanakan, maka hal tersebut dapat menyebabkan kegagalan.

-          Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan

Jika sistem informasi yang dibangun tidak dikerjakan secara cermat dan teliti, maka besar kemungkinan sistem tersebut akan memiliki kelemahan teknis yang membuat sistem tidak mampu bekerja secara normal ataupun sesuai dengan yang diharapkan. Jika hal ini terjadi maka dapat menyebabkan kegagalan pula.

-          Gagal memperoleh manfaat yang diperkirakan

Pada dasarnya, sebuah sistem informasi dikembangkan dan diterapkan dengan tujuan tertentu sesuai dengan kondisi dan kebutuhkan yang ada dalam perusahaan. Misalnya saja seperti untuk sistem manajemen sumber daya manusia, sistem pengelolaan keuangan, sistem pemasaran dan lain sebagainya. Namun begitu, jika sistem yang dibangun ternyata tidak sesui dengan peruntukkannya tersebut, maka bisa dikatakan sistem tersebut gagal.

Untuk memastikan sebuah sistem informasi dapat berjalan dengan baik, maka perlu diperhatikan beberapa aspek sebagai berikut :

Keterlibatan dan Pengaruh Pengguna

Dalam perencanaan pengembangan sistem informasi, perusahaan harus mampu menarik partisipasi dari seluruh pengguna untuk dapat turut memberi masukan atau bahkan ikut dalam proses perencanaan secara penuh. Hal ini dimaksudkan agar proses dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan para pengguna

Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna Dengan Perancang Sistem Informasi

Biasanya terjadi kesenjangan atau miskomunikasi antara perancang sistem informasi dengan para penggunanya. Hal ini dapat disebabkan beberapa hal seperti kurangnya komunikasi diantara kedua belah pihak, perbedaan persepsi diantara mereka dan hal-hal lain yang pada akhirnya menyebabkan pengembangan sistem yang dilakukan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Dukungan Manajemen

Dukungan manajemen dalam pengembangan sistem informasi sangatlah penting. Hal ini dikarenakan pengembangan sistem informasi yang ada membutuhkan sumber daya baik materi maupun non materi yang cukup besar, dimana jika manajemen tidak mendukungnya maka pengembangan pun akan menjadi sangat terhambat.

Tingkat Kompleksitas dan Resiko

Harus diperhatikan bahwa sistem informasi memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi dan karena itu memiliki resiko akan bocornya suatu rahasia, data atau informasi yang tidak boleh diketahui oleh pihak lain. Karena itu sistem informasi yang dikembangkan harus mampu dibangun secara aman dan dipastikan bahwa segala macam data atau informasi yang terkandung didalamnya tidak bisa diakses oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.

Untuk mengeliminir kegagalan dari implementasi suatu sistem informasi yang telah dikembangkan, maka dapat dilakukan beberapa langkah sebagai berikut :

-          Memastikan partisipasi aktif dari para pengguna dan perancang sistem informasi seperti misalnya membentuk Focus Group Discussion (FGD)

-          Membuat pelatihan penggunaan sistem sebelum diterapkan secara umum

-          Membuat contoh atau protype untuk diujicobakan pada para pengguna dan dapat dievaluasi terlebih dahulu sebelum diimplementasikan versi akhirnya

Kesimpulan

Dalam mengembangkan sebuah sistem informasi, perusahaan harus memperhatikan beberapa hal yaitu :

-          Desain

-          Dana

-          Data

-          Operasi

Keempat hal tersebut harus mampu disinkronisasikan secara tepat oleh perusahaan agar tujuan dari pengembangan sistem informasi tersebut dapat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun beberapa manfaat yang dapat diterima dari pengembangan sistem informasi ini meliputi :

1. Sebagai salah satu sumberdaya organisasi yang menunjang kegiatan operasional, dan

manajerial.

1. Memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, dan tersaji dalam bentuk yang sesuai.
2. Menunjang keunggulan kompetitif  perusahaan

Perusahaan yang ingin terus berkompetisi secara baik dan menjadi “pemenang” dari suatu segmen bisnis yang dijalaninya, harus mampu memanfaatkan sistem informasi secara optimal. Terlebih di zaman yang semakin maju dan modern dimana penggunaan sistem informasi telah menjadi suatu keharusan yang mutlak agar bisnis yang dilakukan tidak lagi terbentuk oleh jarak, waktu dan biaya. Sistem informasi pun akan sangat membantu perusahaan dalam melakukan ekpansi bisnisnya, mencari kekuatan dan kelemahan pesaing serta untuk mengetahui kebutuhan konsumen.

Daftar Pustaka

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi

http://blog.re.or.id/konsep-dasar-sistem-informasi-definisi-sistem-informasi.htm

http://www.cs.ui.ac.id/staf/zhasibua/2007003.pdf

http://definisi-pengertian.blogspot.com/2010/06/pengertian-sistem-informasi-manajemen.html

http://blog.uad.ac.id/

Pendahuluan

Dalam era globalisasi seperti saat ini dimana batas-batas dunia semakin abstrak dan kecepatan pertukaran informasi dan data yang juga berkembang semakin pesat. Maka dunia bisnis sebagai salah satu entitas masyarakat yang memegang peranan penting dalam kehidupan sehari-hari, harus mampu menyesuaikan diri dengan perubahan ini agar mampu terus bersaing dan tidak “terlindas” oleh pesaing-pesaingnya. Hal ini disebabkan karena dalam perkembangan zaman yang semakin mengandalkan teknologi ini, hampir setiap lini usaha / bisnis dilakukan dengan mengandalkan teknologi informasi sebagai media utama dalam menunjang operasional perusahaan.  Teknologi informasi ini digunakan terutama dalam mendukung penerapan sistim informasi manajemen perusahaan dan menjadi suatu bagian yang vital bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.

Sistim informasi manajemen ini biasanya mencakup pengumpulan dan pengolahan data yang terkait dengan kebutuhan perusahaan, penyimpanan data dan juga sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan baik yang bersifat strategis maupun yang bersifat taktis. Dengan begitu, keberadaan sistim informasi dan manajemen ini mampu membantu perusahaan dalam meminimalisir resiko –resiko yang mungkin terjadi atas pengambilan suatu keputusan karena didukung oleh berbagai macam informasi yang lengkap dan tepat.

Dalam mengembangkan dan menerapkan sistim informasi manajemen, perusahaan memiliki beberapa alternative pendekatan yang dapat dilakukan yaitu  pendekatan insourcing, pendekatan outsourcing dan pendekatan co-sourcing dengan berbagai kelemahan dan kelebihannya.

Pengertian Sistem Informasi

Banyak pakar yang dijadikan acuan dalam mendefinisikan sistem informasi, salah satunya adalah dari Robert A. Leitch, yang mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang  mempertemukan  kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian,  mendukung  operasi,  bersifat manajerial  dan   kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan  menyediakan  pihak  luar  tertentu dengan laporan -laporan yang diperlukan. Ada pula definisi sistem informasi menurut David Kroenke yaitu pengembangan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi.

Untuk dapat mendukung penerapan suatu sistim informasi secara efektif, maka diperlukan beberapa komponen yang harus tersedia yaitu :

1. Teknologi yang menyediakan infrastruktur elektronik dan informasi untuk perusahaan.
2. Pekerja informasi dalam suatu perusahaan yang menjalankan teknologi informasi untuk mencapai tujuan perusahaan.
3. Fungsi pengembangan dan pengiriman sistem yang mendukung teknologi dan user untuk bekerjasama.
4. Manajemen fungsi sistem informasi yaitu seluruh tanggung jawab dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan performance pekerja dan perusahaan.

Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dengan Pendekatan Insourcing, Outsourcing dan Co-Sourcing

Seperti telah disebutkan sebelumnya, bahwa dalam mengembangkan serta menerapkan suatu sistem informasi dan manajemen dalam perusahaan. Terdapat beberapa pilihan pendekatan yang dapat dilakukan yaitu :

-          Pendekatan Insourcing : pengembangan dan penerapan sistim informasi manajemen dilakukan oleh internal perusahaan yang dilakukan oleh pegawai perusahaan itu sendiri dan biasanya terdapat divisi atau departemen information and communicatuion technology yang bertugas untuk mengurus hal ini.

-          Pendekatan Outsourcing : pengembangan dan penerapan sistim informasi dan manajemen diserahkan kepada perusahaan lain yang dianggap lebih kompeten di bidang tersebut dan bukan dilakukan oleh internal perusahaan. Faktor utama yang mendorong pendekatan ini adalah efisiensi sumber daya

-          Pendekatan Co-Sourcing : Perusahaan bekerjasama dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses penyusunan, pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi. Pelaksanaan alternatif ini pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan suatu bisnis perusahaan dimana pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada keterbatasan sumberdaya manusia dalam knowledge sistem informasi yang kurang, dan pada sisi yang lain sumberdaya manusia internal ini dapat menangani manajemen perusahaan secara baik (efektif dan efisien).

Setiap pendekatan tentunya memiliki kelebihan serta kekurangannya masing – masing, namun begitu pada dasarnya setiap pendekatan adalah baik hanya tinggal bagaimana menyesuaikannya dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan.

Seperti misalnya pendekatan insourcing, pendekatan ini biasanya dilakukan oleh perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang memadai untuk pengembangan sistem informasi ini namun terbatas dari sisi biaya. Hal ini dikarenakan biaya untuk pengembangan suatu sistem informasi cukup mahal jika harus membeli dari pihak lain. Kelemahan dari sitem ini waktu pengembangan dan penerapan menjadi lama biasanya.

Sementara itu pendekatan outsourcing biasanya diterapkan oleh perusahaan yang kurang memiliki sumber daya manusia yang kompeten dalam pengembangan sistim ini, namun memiliki dana yang cukup untuk membeli sistem yang sudah jadi dari pihak diluar perusahaan. Kelebihan sistem ini adalah :

1. Perusahaan dapat lebih fokus pada bisnis intinya
2. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan di masa datang
3. Sistem yang dibangun perusahaan outsource biasanya merupakan teknologi yang terbaru,sehingga dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan pengguna.
4. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
5. Dapat diintegrasikan dengan software yang telah ada
6. Secara keseluruhan pendekatan outsourcing termasuk pendekatan dengan biaya yang rendah dibandingkan dengan insourcing, karena risiko kegagalan dapat diminimalisir

Sedangkan kekurangan dari pendekatan ini adalah kontrol perusahaan dalam proses pembuatan menjadi kurang, membutuhkan biaya yang besar serta membentuk ketergantungan terhadap perusahaan yang menyediakan jasa outsource ini.

Lain lagi dengn pendekatan co-sourcing yang menekankan kerjasama antara pihak perusahaan dengan pihak lain dimana kerjasama ini bersifat saling melengkapi. Biasanya sistim ini dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang ingin pengembangan sistem informasinya dijalankan secara internal, namun kekurangan sumber daya yang cukup untuk melaksanakannya. Namun begitu perusahaan tidak ingin membeli dari pihak lain melainkan ingin mengembangkan secara bersama-sama. Dengan begitu didapat keuntungan sebagai berikut :

• Kontrol perusahaan kepada perusahaan yang diajak bekerja sama dapat lebih ketat dan terkontrol secara langsung.
• Tim yang dibentuk memiliki standar kualitas tinggi sesuai dengan kebutuhan yang ada
• Standar, prosedur dan metodologi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Sense of ownership and accountable tim lebih tinggi dalam membangun sistem
• Pekerjaan yang dilakukan dapat menjadi sarana pembelajaran bagi seluruh komponen perusahaan.
• Kinerja tim dapat lebih terpercaya karena ada partisipasi perwakilan perusahaan dalam tim tersebut

Sedangkan kerugian pendekatan ini adalah sumber daya manusia menjadi terbagi dan perusahaan akan menjadi sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem lanjutan jika pegawai perusahaan tidak diikutsertakan dalam keseluruhan proses akibat dari terbatasnya sumber daya manusia sehingga tidak dapat dibagi.

Penerapan dan Pengembangan Sistim Informasi di Indonesia

Dewasa ini, banyak perusahaan-perusahaan bisnis di Indonesia yang telah menerapkan sistim informasi untuk menunjang kinerja bisnisnya secara signifikan. Sistim informasi tidak lagi hanya digunakan untuk pemrosesan data ataupun penyimpanan data, namun telah digunakan secara luas untuk membantu dalam pengambilan keputusan, intelejen bisnis, sarana komunikasi dengan konsumen dan lain sebagainya.

Selain itu, pertumbuhan penerapan dan pengembangan sistim informasi dapat dilihat dari menjamurnya perusahaan-perusahaan yang menyediakan jasa pembangunan Information Technology baik secara outsourcing maupun secara insourcing. Hal ini tentu sejalan dengan semakin meningkatnya kebutuhan information technology baik dalam dunia bisnis maupun lingkungan lainnya.

Kesimpulan

Sistim informasi manajemen merupakan suatu hal yang sangat penting dewasa ini sejalan dengan perkembangan dunia yang “berputar” semakin cepat dan memerlukan tindakan ataupun respon-respon yang cepat pula. Sistim informasi manajemen ini akan sangat membantu perusahaan seperti dalam mengumpulkan, menyimpan serta mengolah data-daya yang diperlukan. Sebagai sarana untuk mengembangkan bisnis, melakukan kontrol operasional dan bahkan intelejen bisnis agar mampu terus bersaing dengan para kompetitor.

Untuk dapat mengembangkan sistem informasi yang efektif terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan yaitu secara insourcing, outsourcing serta co-sourcing. Setiap cara memiliki kelebihan dan kelemahannya masing-masing, namun begitu hal ini dapat dieliminir tergantung dari tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dan bagaimana kondisi yang ada. Dengan begitu pengembangan sistem informasi manajemen yang dibangun dapat diterapkan secara optimal dan memberikan dampak yang positif serta memberikan keuntungan terhadap perusahaan.

Daftar Pustaka

http://posmals.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/pengembangan-sistem-informasi-di-perusahaan-melalui-cosourcing-dan-outsourcing/

http://www.tech-id.co.cc/2010/05/pendekatan-pengembangan-sistem.html

http://maghleb.blogstudent.mb.ipb.ac.id/tag/insourcing/

http://analisa.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/08/01/pengembangan-sistem-informasi-outsourcing-vs-insourcing/

http://en.wikipedia.org/wiki/Selfsourcing

http://en.wikipedia.org/wiki/Insourcing

http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing

Link terkait

http://posmals.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/pengembangan-sistem-informasi-di-perusahaan-melalui-cosourcing-dan-outsourcing/#comment-6

http://maghleb.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/pengembangan-sistem-informasi-outsourcing-vs-insourcing/#more-12

http://analisa.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/08/01/pengembangan-sistem-informasi-outsourcing-vs-insourcing/#comment-7

Welcome to Blogstudent.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging!